自主管理＆管理費削減委員会 adachi中野

　マンション実態調査によれば、管理組合運営を自分達で行っている（いわゆる自主管理）マンションは全体の約1割で、築年数が高じた（高経年）マンション、比較的小規模な（20戸以下）マンションに多く見られます。この自分達で管理しているマンションも、最初からそうだったわけではありません。マンションに入居して、何年か生活する中から、管理品質、業務対応、委託経費の多寡など、いろいろな疑問や不信・不満が出て、その解決策としてきちんと清掃させたい、滞納金を減らしたい、管理委託費を下げたいといった目標意識の元、それを自分達の手で実行しようと考える人たちが、管理体制を本来の形（自分達で管理）に回帰させる取組みをしたのです。

　マンションの管理形態は、大きく別けると「委託管理」と「自分たちで管理する（自主管理）」の二つに区分できます。「委託管理」とは、管理会社へ管理業務の一部または全部を委託する方式のことで、新築分譲を含む多くの管理組合がこの方式によっています。この形の場合、管理組合の主体性や組合員のモラール向上およびコストと品質管理に課題が生じるなどの問題点があります。
「自分たちで管理する（自主管理）」とは、出納・会計・修繕の企画といった基幹事務を、管理会社に頼ることなく、自分たちで行なう方式です。委託管理に比べると業務負担はありますが、管理品質やコストパフォーマンスならびに生活管理面について、自分たちの納得がいく形で管理運営することができます。

　管理組合の主要な業務は、マンション共用部の維持・管理を行なうことですが、物事には ①問題発見 ②改善策の立案 ③組合員の合意形成 ④実行といった大きな流れがあります。そして、その対象は建物の損傷や設備の不具合であったり、経年劣化であったりしますし、会計・出納といった経理事務のことであったりするなど、様々な要素・局面があります。自らが主体的に行動しようと思っても、「ノウハウや専門的知識がないので、何を、どのようにやったらよいのか、またその手順はどのようにするのかなど、わからない事が多過ぎる。自主管理は難しい、面倒くさい」と考える人は多いと思います。また、最近は自主管理から全部委託に切り替えることを検討している、という相談を受けることがあります。委託管理に変えたい事情として「居住者が高齢化して役員のなり手がいない」というのです。築年数が30年以上になる高経年マンションでは、建物の高齢化と同時に居住者の高齢化が進行しますし、外部居住組合員の増加に伴う役員のなり手不足等の問題が生じて、自分達で管理することが難しくなる、というのが今日的問題です。

　当委員会は、自分達で管理運営することが、マンション管理適正化指針（適正化法第3条、平成13年国交省告示）にも合致する最善の方法だと認識しています。そこで、どのようなことをしたら、いろいろの問題を抱えているあるいは人手が必要だ、と考える管理組合の力になれるかを考えました。
「自分達で管理・支援委員会」の内容をお話します。
当委員会では、管理組合業務を「出納・会計」業務と「管理組合経営」系業務の二つに区分して対応することにしています。
　管理組合の事故、といったら何を考えますか？金銭にともなう事件ですね。横領事件といえば管理会社を思い出す人は多いと思いますが、積立金を個人の事業資金へ流用した理事長の横領事件も報じられているとおり、金銭事故はどちら側にも発生します。
【当委員会が提供する「出納・会計」業務処理の特徴と利点】
・会計担当理事から当月分収支の通知を受けて、会計帳票の入力、月次決算処理を行ない、報告を返します
・前月までの予算執行状況、財産・負債額等が的確にはあくできます
・会計帳票の入力、月次決算の過程で、契約・支払内容等のチェックができるので、不正経理防止に効果が期待できます
・会計担当理事はPC操作の必要がありません
・会計担当理事は調定業務＝頭脳業務のみになるなど、業務負担が大幅に軽減されます
・安全業務マニュアルに基づく銀行窓口支払も行なえます

　次に、管理組合の適正な運営は、公正で健全な理事会により達成することができます。マンションの将来に関する課題や、騒音、未収、ごみ問題など、当面の問題に適切に対応しなければなりませんが、問題解決には解決策というアイデアが必要になります。
【当委員会が提供する「管理組合経営」系業務の特徴と利点】
・課題解決に際しての“頭脳の役割”をします
・理事会のベクトル合わせを行ない、向かう方向を整えます
・理事長職務の負担軽減に役立つよう理事会運営を手伝います
・総会議案書の作成を援助します
・総会運営を援助します

「今の管理会社には不満がある」「自らが主体的に取組みたいが、管理ノウハウがないので不安だ」「自主管理を行っているが後継者がいなくて困った」という方や「出納・会計業務はお金がらみなので信用できる第三者に頼みたい」といった希望をお持ちの管理組合は、私たち「自分達で管理する・支援委員会」へ相談してください。私たちは皆さんの味方になって、これまでよりも一歩・二歩前進した管理組合運営ができるよう支援を惜しみません。

私たちへの要請は、上部ナビゲーションの“メニュー＆料金”をご覧の上、“お問合せ”画面からお願いします。

知識・能力を向上させて、自ら主体的に考え・行動する管理組合だけが、管理会社と対等に付き合うことが出来る。
管理組合は自主・独立（自立）しなければならない。
管理委託費をはじめとした各種費用の見直しをおこない、修繕積立金の充実をはかる。

☆★☆　 このウェブページには、自主管理の導入やレベルアップに必要なスキルを補完する目的で、管理運営上（建物・設備等の維持管理、生活管理、運営管理）のノウハウを掲載するので参考にしてください。（テーマは順次増やしていきます） ☆★☆
１．管理会社変更の手順
２．定期総会進行シナリオ（普通決議案件）
３．滞納管理費等回収のポイント
４．迷惑ビラ、チラシの扱い
５．管理規約条文例
６．役員選出規定
７．自分たちで管理（自主管理）することのポイント
８．未定

◇◆*** 　１．管理会社変更の手順***◆◇

◇◆***　２．定期総会進行シナリオ（普通決議案件）***◆◇

＜受付業務＞

①事前準備作業＝当日使用する受付票を準備する。

②当日の仕事＝定刻になったら、当日出席者数、議決権行使者数、委任状出席者数の集計を行い、議長に報告する。

＜司会者＞

○ 本日はお忙しいところ、ご出席頂きましてありがとうございます。△△号室、理事の△△です。

○定刻になりましたので、◇◇管理組合の定期総会を開催いたします。

○議長の選出ですが、管理規約第○○条に基づき、○○氏に議長をお願いします。

＜議　長＞

○ご紹介いただきました△△号室、理事長の○○です。本日の定期総会の議事進行役を務めさせていただきます。ご協力の程よろしくお願いします。

○××時現在の出席者数は、出席○○名、議決権行使○○名、委任状○○票、合計○○です。

○管理規約第○○条に定められた議決権総数の半数以上となりましたので、本定期総会が適正に成立することを宣言します。

○本日の議案は普通決議事項ですので、管理規約第○○条に基づき、出席議決権○○個の過半数××個以上により決議されます。採決方法は、「挙手」によりたいと思います。

＜議　長＞

○1号議案の読み上げ

○監事を指名し、監査報告を要請する。

----質疑応答---

○その他の質問はありませんか？

○質問がなければ採決に移ります。

○第1号議案をご了承頂ける方は挙手をお願いします。

○委任状を含め賛成者○○名、議決権行使賛成○○名、合計○○ですので、第1号議案は承認されました。

-----以下同様に各議案を審議する----

○閉会宣言

「以上で定期総会の議案審議は総て終了しました。閉会を宣言します」

★「督促」の一般的な手順等

１．未収連絡はがきの送付

・納付期日後短期間で収納状況を把握し、直ちに未納者あてに支払を促す。(定型文でよい）

２．書面による督促

　①滞納が複数月になった時は書面により督促する。

　②3ヶ月以上の滞納者にはペナルティ(共用部使用契約の解除等）を課す事を検討する。

　　注．生活を脅かす行為は不可。△△契約書の条項に注意。

　③滞納月数に応じて、順次文面を強化する。(氏名公表をほのめかす等）

３．電話による督促

　・滞納が複数月になったら、書面督促の他、電話督促を併用する。

　・3ヶ月以上未納で、同居者では要領を得ない場合は、勤務先への電話を検討する。

４．戸別訪問による督促

　・休日や夜間の在宅時に区分所有者と面談して、滞納原因を的確に把握する。

　・経済的な事情の場合は分割請求を検討する。

　・「支払誓約書」兼「返済計画書」を提出させる。

　・事故防止等のため、戸別訪問は複数人で行う。

５．調査関係(長期滞納の場合）

　・不動産の登記事項証明を取得し、差押、抵当権の有無等を調査する。

※滞納問題は早期発見・早期対処がポイントなので、6ヶ月までの間に上記1～4を全て実行する。

★法的手段による回収

１．催告(法的手段の準備段階と考えること）

　・内容証明郵便で債務の履行を要求する。

２．支払督促(支払命令）

　・相手が住んでいる管轄の簡易裁判所に「申立書」を提出する。

　・相手に送付されてから2週間経過しても異議申立が無い時は、更に仮執行の宣言をつけるよう申立てる。この決定が 　　　　　　出れば強制執行ができる。

　・相手から異議の申立があった場合は訴訟になる。

　注．事前に強制執行可能な財産の有無を検討しておく。財産が無い場合、債権回収は空振りとなる。

３．民事調停

　・簡易裁判所の調停官の前でお互いの主張を述べ合って解決策を探す。

　・調停が成立すれば判決と同じ効果がある。

４．訴訟

　・管理費等の滞納金額と裁判費用・弁護士費用のバランスを十分検討する。

　・滞納金額が６０万円未満の場合は、少額訴訟('98施行）制度を利用する。

　・滞納者が顔見知りの場合、訴訟決議を議案化しずらい事がある点に留意する。

★滞納管理費に関して押さえておきたいこと

１．管理費等の滞納は法§6の「共同の利益に反する行為」(通称：迷惑行為）に該当。

２．早めにすばやく手を打つこと。「初期消火」が肝心。

３．督促の記録(5ｗ1H）をつける。

４．時効に注意し、本人から「必ず支払う」という書面の約束をとる。

５．5年以上前の滞納金でも、本人が書面で滞納の存在を認めれば、そこから新たに5年間は請求できる。諦めてはならない。

６．訴訟は「時間と費用がかかる」ということを認識する。

７．規約に「違約金として弁護士費用等を負担させる事ができる」旨規定する。

８．規約に「3ヶ月以上の滞納は理事長が法的手続きできる」及び「延滞金利」を規定する。

９．実務面で利点が多いのは所有権移転時(売買契約等）の滞納金清算。

１０．競売機会(注．法§8特定承継人の責任）をのがさない。(裁判所へ上申書を提出する）

【用語解説】

時　効：定期給付債権の時効は５年(最高裁判決）

時効中断：確定判決や債務承認で時効は中断する。そして新たに始まる。

訴　訟：裁判費用と弁護士費用が必要。弁護士費用のほうが高い。勝訴しても直ちに全額取り戻せる保証はない。(無い袖は振れない）

包括承継人：一身専属的なものを除き全てを承継する者。典型例は相続人。

特定承継人：他人から特定の権利だけを承継する者。典型例は売買契約の買主。

建物の区分所有等に関する法律：1棟の建物の内部を独立に区分してその部分を所有の対象にする場合の所有関係と、そのような建物や敷地などの管理関係について定めた法律。マンション法ともよばれる。

法§6（区分所有者の権利義務等）：「…管理又は使用に関し、区分所有者の共同の利益に反する行為をしてはならない」

法§8（特定承継人の責任）：「…債務者たる区分所有者の特定承継人に対しても行うことができる」

◇◆***　４．迷惑ビラ、チラシの扱い***◆◇

迷惑チラシ類の取扱いについての一般的な方法は以下のとおり。
これらを参考にして適切な方法を選択、実施する。

・部外者の敷地、建物内無断侵入を禁止する掲示物の設置

・ビラ、チラシ類無断投函禁止掲示

・無断投函広告主に警告する

・居住者による「投函禁止ですよ」声かけ運動

・チラシ入れが未設置の場合はA4サイズの入れ物を設置

・既設チラシいれ容器の使用を中止する

***区別管理を選択する事もできる***

※　区別管理：希望する居住者のみ投函フリーにする方法

・管理の実務上難しい面があることを理解したうえで実施する必要がある

・部外者の侵入を抑止する掲示物は設置できない

・区別管理のことを理解できる掲示物を設置する

・投函できるメールボックスは識別シールを貼付する（逆でも良い）

◇◆***　５．管理規約条文例　***◆◇

（暴力団、不良入居者等の排除責任）

第　〇〇　条　区分所有者は、共同生活環境を侵害する恐れがある者及び暴力団もしくはその構成員等に専有部分を譲渡または貸与してはならない。

２項　区分所有者は、自ら暴力団の構成員となり、または次の各号の行為をしてはならない。

一号　対象物件内の共用部分、付属施設・設備等に「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律｣第２条第２号に定める団体の組織、名称、活動に関する看板、名札、写真、提燈、代紋、その他これに類する物件を掲示もしくは搬入すること。

二号　対象物件内に「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」第２条第６号に定める者またはそれに準じる者を居住させ、又は反復継続して出入りさせること。

三号　対象物件内の共用部分、その他近接する場所において暴行、傷害、脅迫、恐喝、器物破損、逮捕監禁、凶器準備集合、賭博、売春、ノミ行為、覚せい剤、拳銃、火薬類に関する犯罪に係わること。

四号　対象物件内の共用部分、その他近接する場所において「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律｣第２条第２号に定める団体の威力を背景に、粗野または乱暴な言動をして、他の入居者、管理者、出入り者等に迷惑、不安感、不快感を与える行為。

五号　対象物件内に「風俗営業等の規制及び業務の適正化等に関する法律」第２条に定める者またはそれに準じる者（深夜マッサージ従事者等）を多数居住させ、又は反復継続して出入りさせること。

※注意：第五号については、表現方法に若干課題があるとの指摘もあるので、文言を改める可能性がある。使用にあたっては上部グローバルナビゲーション「お問合せ」からどうぞ。

◇◆***　６．役員選出規定　***◆◇

管理組合役員には、規約や総会決議などの約束事を遵守し、「管理組合をより良いものにする｣という理念に基づいて業務執行する責任があります。組合員第一主義のスタンスでかつやる気のある人を発掘して、高品質の管理組合運営を行っていただくようにする。偏よりのない人選を行うため、役員選出はオープンで民主的な方法によることとします。

高層建物や一部階のみペット可としているなど、利用上の違いや特定の約束事がある場合は、居住場所によって利害が異なることがあるので、公平の原則による他、少数意見がきちんと理事会に反映されるように特別の配慮をします。

なお、一般に役員のなり手が少ない状況もあることから、そのような場合に対応できるような約束事も考えておきます。ただし、理事会の機能を考えると、名だけ役員（理事会に出席できない人）は運営の妨げになる場合が多いので避けるようにします。

【選出方法】

１．役員定数配分　（規模が大きいところは自治エリア感覚でグループ分けする）

２．立候補者並びに推薦者を募集する

３．順番制の指定
    前記2で定数に不足する場合、予め指定した順番者を候補者とする。
    注．順番制の適用にあたっては、公平性の観点から、経験者は辞退する
    ことができる旨明記する。

４．多選批判対応
　 「理事長は2期までとする」等により独善的運営の元である多薦を封じる。

５．役員候補不適格者
　 滞納を繰り返す、うその届出をするなど、共同の利益に反する行為（法第6条）
   を行う組合員は、役員候補不適格者とする。
   注．「義務違反者に対する措置」や「理事長の勧告及び指示」関連

◇◆***　７．自分たちで管理（自主管理）することのポイント　***◆◇

マンション管理には三つの側面がある

①維持管理（メンテナンス）　廊下、階段、ＥＬＶ、駐車場、集会室などに対する日常的な清掃、設備の点検、修繕

②生活管理（コミュニティライフ）　ペット飼育の問題、ピアノなど近隣間の音問題、ごみの出し方、共同生活のルールを守ってもらうための啓発活動

③運営管理（マネジメント）　建物のメンテナンス、共同生活のルールつくり、必要なお金を集める、支払い行為、会計処理、方針を決めるための話合い

《管理運営のポイント》

管理組合運営は民主的に行われなければならない。民主主義はいちいち自分たちで決めていくことだから、時間もコストもかかるということを理解したうえで、公平、公正、適法な運営をおこなう必要がある。人材を確保し特定の人に業務や責任と権限が集中しない体制を構築する

①中核となる人材の確保　規模にもよるが、3人から5人程度必要

②役割分担　複数人が中核業務を分担処理する体制を作る

③内部けん制　お金に関することが問題となりやすいので、事務処理権限を契約担当、会計（通帳保管）、支払い担当に三分割する
　なお、経理経験者が不在の場合や初期段階は、外部に依頼して仕組みをつくることを検討する

④特定の業務（例えば修繕関係）担当を置いたり、専門委員会を設置して品質の向上を図る